Dopis o odmítnutí je velmi specifickou součástí obchodní korespondence. Mělo by obsahovat negativní reakci na požadavek klienta nebo návrh partnera. Zároveň je důležité udržovat dobré vztahy s příjemcem dopisu. Chcete-li jednoznačně vyjádřit svůj postoj, ale neurazit adresáta a zanechat o sobě příznivý dojem, řiďte se základními pravidly pro psaní odmítnutí.
Nezbytné
- - oficiální hlavičkový papír organizace;
- - počítač;
- - Tiskárna.
Instrukce
Krok 1
Navrhněte svůj dopis. Nezapomínejte na tuto fázi přípravy dokumentu. Umožní vám dát své myšlenky do pořádku a vybrat nejsprávnější fráze.
Krok 2
Začněte text tradiční adresou příjemci: „Vážený Ivan Ivanovič!“nebo „Vážený pane Ivanovi!“Nepoužívejte jiné formulace, protože písemné odmítnutí je oficiální.
Krok 3
V levém horním rohu uveďte adresáta dopisu: název společnosti, pozici, příjmení, iniciály zaměstnance nebo příjmení a iniciály soukromé osoby. Informace o vaší společnosti budou uvedeny na oficiálním hlavičkovém papíře v pravém horním rohu.
Krok 4
Napište hlavní část dokumentu. Nejprve zopakujte přijatou žádost nebo návrh. Samozřejmě nemusíte úplně přepisovat text příchozího dokumentu. Stačí shrnout její podstatu několika slovy pomocí tradičních obratů obchodní řeči: „V souladu s vaší žádostí o kopii objednávky …“nebo „V reakci na vaši žádost o prodloužení doby poskytování zvýhodněných podmínek informujeme … “.
Krok 5
Dále uveďte důvody odmítnutí. Vysvětlení záporné odpovědi by mělo být krátké, logické, v zásadě pevné, ale ne kruté formy. Nenarušujte situaci, nepředkládejte neexistující fakta a nepravděpodobné argumenty. Kdykoli je to možné, podpořte svá slova odkazem na zákony a předpisy. Ale nechoďte do extrémů. Přetížení dopisu s dlouhými vysvětleními a zdlouhavými omluvami riskujete další hněv adresáta.
Krok 6
Začněte závěrečnou část dopisu standardním zněním, které vám umožní zůstat zdvořilí, ale neoblomní ve svém rozhodnutí: „Vzhledem k výše uvedeným skutečnostem musíme, bohužel, odmítnout spolupráci s vaší společností“nebo „Litujeme, že vás informujeme že je nemožné dále prodloužit úvěrovou linii. “…
Krok 7
Pokuste se zmírnit odmítnutí. Za tímto účelem informujte adresáta o dalších možnostech spolupráce, o nových službách vaší společnosti, které může využívat za preferenčních podmínek, o možnosti po určité době svůj požadavek znovu zvážit atd. Všechny informace musí být naprosto správné a aktuální.
Krok 8
Přečtěte si znovu návrh dopisu. Opravte chyby, proveďte nezbytná doplnění a opravy. Vytiskněte odmítnutí na oficiální hlavičkový papír organizace, podepište jej manažerem a odešlete adresátovi.
