Zkušení sekretářky vědí, že obchodní korespondence se skládá ze dvou třetin dotazů a odpovědí na ně. Hlavním účelem otázky k písemnému zodpovězení je získat jakékoli informace od adresáta. Autor dopisu očekává, že obdrží co nejúplnější odpověď, která mu bude poskytnuta ve lhůtě stanovené zákonem nebo uvedené v žádosti. Pro zpracování písemných otázek neexistují žádná přísná pravidla. Existuje však několik obecných požadavků na obchodní korespondenci, které je třeba při jejich přípravě dodržovat.
Nezbytné
- - formulář společnosti;
- - papír A4;
- - pero;
- - počítač;
- - Tiskárna.
Instrukce
Krok 1
Vytiskněte dopis s otázkami na hlavičkovém papíře organizace, pokud žádáte jménem týmu a z oficiálního důvodu u jiné organizace nebo u jednotlivce. Občan, který zasílá žádost jakékoli instituci, ji musí čitelně napsat nebo vytisknout na list A4.
Krok 2
V pravém horním rohu dopisu uveďte informace o adresátovi: celé jméno jeho pozice, příjmení a iniciály, poštovní adresa organizace (je-li to nutné). Informace o odesílající společnosti jsou na levé straně formuláře. Ve zvláštním řádku musí úředník uvést číslo a datum odchozího dokumentu. Pokud podáte žádost svým jménem, uveďte níže svá vlastní data: příjmení, jméno, příjmení (bez zkratky), domácí adresa, kontaktní telefonní číslo. Například: „Řediteli LLC„ Brzy ráno “VV Petrov Semenov Vasilij Vasiljevič, bydlící na adrese: Nsk, Pervaya st., 15, apt. 15, telefon 00-00-00.
Krok 3
Napište záhlaví svého e-mailu. Krátce by to mělo odrážet podstatu písemného odvolání, například: „O minimální velikosti šarže semen sedmikrásky a jejich velkoobchodní ceně.“Na hlavičkový papír umístěte tuto rekvizitu vlevo. Když mluvíte jménem jednotlivce, můžete jednoduše určit formát dopisu tak, že do středu řádku napíšete frázi „dopis s dotazem“, „písemná žádost“nebo „dopis s žádostí“.
Krok 4
Přejít na výpis samotného požadavku. Toto bude hlavní část vašeho dopisu. V prvních 1-2 větách vysvětlete důvod a účel, pro který chcete tyto nebo ty informace dostávat. Například: „V květnu plánují členové zahradního partnerství„ Sad “hromadný nákup semen sedmikrásky. Po prostudování reklamní brožury vaší společnosti jsme se rozhodli využít nabízených služeb. V této souvislosti zašlete následující informace na níže uvedenou adresu. “
Krok 5
Formulujte každou otázku. Snažte se být přesní a výstižní. Nedělejte věty příliš dlouhé, včetně 2–3 otázek najednou. Nezapomeňte na konec umístit otazník - toto vizuálně zvýrazní hlavní téma. Pokud existuje několik otázek, vyplňte je očíslovaným seznamem. Například: „1. Jaká je minimální velikost dávky osiva? 2. Kolik je 1 pytel semen velkoobchodně a maloobchodně? 3. Jak dlouho bude doručena zakoupená dávka? Jaké dokumenty je třeba předložit k uzavření smlouvy o dodávkách mezi vaší společností a zahradnickým partnerstvím? “
Krok 6
Ukončete dopis s poděkováním. Taktéž můžete taktně označit požadovaný časový rámec pro přijetí odpovědi, například: „Za vaši odpověď předem děkuji. Doufáme, že ceník obdržíme do týdne. “Na posledním řádku podepište (jménem organizace je podepsán vedoucí) a datum.
