Dotazovací dopis je součástí obchodní korespondence mezi organizacemi nebo mezi organizacemi a občany. Jeho hlavním účelem je získat od adresáta jakékoli oficiální informace nebo dokumenty. Při písemné žádosti je třeba dodržovat určitá pravidla.
Je to nutné
- - formulář společnosti;
- - papír A4;
- - počítač, na kterém je nainstalován textový editor;
- - tiskárna;
- - obálka.
Instrukce
Krok 1
Připravte koncept dopisu. Pokud odesíláte žádost jménem organizace, použijte hlavičkový papír. Soukromý požadavek může být ručně nebo vytištěn na obyčejný papír A4.
Krok 2
Vytvořte záhlaví dopisu. Zahrnuje podrobnosti o obou stranách, název, odvolání. Umístěte informace o adresátovi dopisu vpravo do horního rohu listu. Uveďte pozici, příjmení a iniciály úředníka, jemuž byla žádost zaslána, například „Vedoucímu vzdělávacího oddělení správy Tomské oblasti II Ivanovovi“.
Krok 3
Způsob uvádění údajů o autorovi dopisu závisí na jeho právním postavení. Pokud je odesílatelem žádosti organizace, informace o ní jsou uvedeny ve formuláři v levém horním rohu. Občan, který samostatně připravuje úřední odvolání, musí bezprostředně po uvedení seznamu adresátů uvést své údaje: celé příjmení, jméno a příjmení, registrační adresu a skutečné místo pobytu, kontaktní telefonní číslo. Například: „Generálnímu řediteli LLC„ Správcovské společnosti “I. I. Ivanov Sidorov Petr Petrovič, zapsaný na adrese: Izhevsk, st. Nejprve, d. 1, apt. 1, bydlící na adrese: g. Izhevsk, Vtoraya st., 2, apt. 2, telefon: 33-33-33.
Krok 4
Formulujte název svého e-mailu. Stručně by to mělo odrážet podstatu požadavku, například: „O poskytování informací o průměrném počtu zaměstnanců týmu za první pololetí.“Zadejte nadpis vlevo pod podrobnostmi vaší organizace. Tento prvek se nepoužívá v soukromém požadavku.
Krok 5
Oddělte se od záhlaví dopisu nebo od podrobností stran 2-3 řádky a napište odvolání k adresátovi. Na žádost organizace použijte obchodní formulář: "Vážený Ivan Ivanovič!" nebo „Vážený pane Ivanovi!“Jednotlivec může v tomto řádku uvést pouze typ odvolání, aniž by uvedl jméno a příjmení korespondenta, například „žádost“nebo „žádost o informace“nebo „žádost o informace“.
Krok 6
Napište text svého dopisu. V něm stručně popište situaci, ve které zasíláte tento požadavek, zdůvodněte potřebu poskytnout vám požadované informace. Vyjádřete myšlenky a fakta správně a bez emocí. V případě potřeby se řiďte příslušnými zákony, které zaručují vaše právo na získání oficiálních informací.
Krok 7
K dopisu můžete připojit kopie dokumentů. V textu za hlavní částí nezapomeňte uvést počet příloh a objem každé z nich, například: „Přílohy: 1. Kopie pasu občana Ruské federace na 1 listu. v 1 výtisku 2. Kopie oddacího listu, 1 list. v 1 kopii. “
Krok 8
Na konec žádosti prosím přidejte datum a osobní podpis. Dokument zaslaný jménem organizace je podepsán vedoucím. Ve zvláštním řádku formuláře uveďte číslo a datum odchozího dopisu.
Krok 9
Zkontrolujte koncept žádosti, opravte případné chyby. Organizace často potřebují koordinovat dopis se zodpovědnými zaměstnanci. Poté upravenou verzi vytiskněte a odešlete poštou.
