Personální management je odpovědností personálního oddělení organizace. Vytváření a vedení osobního spisu zaměstnance se provádí po podepsání objednávky na jeho zaměstnání.
Nezbytné
- - dokumenty najatého zaměstnance (cestovní pas, doklady o vzdělání);
- - dokumenty vypracované při přijímání a v průběhu pracovní činnosti zaměstnance;
- - fotografie zaměstnance o rozměrech 3x4 cm;
- - pořadač složka.
Instrukce
Krok 1
Vytiskněte a dejte najatému zaměstnanci, formuláře osobního listu pro personální záznamy a autobiografii, požádejte zaměstnance, aby je vyplnil ručně. Nechte zaměstnance vložit svůj podpis a datum na vyplněné dokumenty. Na první stránku svého osobního HR listu nalepte fotografii zaměstnance.
Krok 2
Vezměte běžné pořadače a vytiskněte a přilepte na ně osobní krycí list složky. Vytvořte kopie pasu (stránky s fotografií, registrací, rodinným stavem), doklady o vzdělání zaměstnance a vložte je do osobního spisu. Připojte tam také charakteristiky, doporučení, životopis zaměstnance, žádost o zaměstnání. Pokud organizace uchovává pracovní smlouvy a personální objednávky odděleně, pořiďte si jejich kopie a vložte je do osobního spisu.
Krok 3
Do osobního spisu také uložte kopii popisu práce a další dokumenty týkající se registrace pracovního poměru zaměstnance. Nezapomeňte přiložit autobiografii a osobní záznamový list (obvykle umístěný na začátku vašeho osobního souboru). Očíslujte všechny listy svého osobního spisu, počínaje kopií pasů a dokladů o vzdělání. Proveďte interní soupis dokumentů uložených v osobním spisu a umístěte jej na začátek osobního spisu.
Krok 4
Při práci doplňte osobní složku zaměstnance kopiemi různých dokladů o pokročilém školení (kopie diplomů, osvědčení, osvědčení atd.), Dokumenty potvrzujícími překlady (prohlášení, dodatečné dohody k pracovní smlouvě, kopie nebo druhé kopie příkazy atd.).), příkazy k uložení pokut nebo pobídek a další dokumenty.
Krok 5
Při propuštění zaměstnance z organizace doplňte osobní spis o dokumenty o propuštění: dopis o propuštění, souhlas stran, kopie nebo druhý výtisk pořadí propuštění a další dokumenty.
Krok 6
Připravte osobní složku propuštěného zaměstnance k přenosu do archivu. Chcete-li to provést, uspořádejte dokumenty podle chronologie data v následujícím pořadí:
- osobní záznam personálu a autobiografie;
- kopii pasu a dokladů o vzdělání;
- doklady o zaměstnání;
- dokumenty, které personální oddělení vyhotovuje během pracovního poměru zaměstnance;
- dokumenty o propuštění (vyplňte osobní spis).
Očíslujte listy osobního souboru, znovu zaregistrujte jeho vnitřní inventář, odešlete dokument do archivu.
Krok 7
V procesu kancelářské práce jsou v něm dokumenty osobního spisu umístěny v obrácené časové chronologii, tj. na začátku případu se zveřejňují propouštěcí dokumenty; za nimi - dokumenty o převodech zaměstnanců, příkazy k pobídkám a pokutám atd.; za nimi - doklady o zaměstnání a kopie dokladů o vzdělání atd.
