Vedení účetních záznamů je poměrně pečlivý úkol. Složky s fakturami pro některé typy smluv musí být v organizaci uchovávány až deset let, takže je nutné je uložit, aby bylo možné kdykoli najít potřebný dokument.
Instrukce
Krok 1
Udržujte deník faktur. Zadejte tam všechna čísla dokumentů, které chcete uložit. Nejlepší je to provést elektronicky, ve speciálním programu nebo v běžné tabulce aplikace Excel. Zadejte číslo dokumentu (obvykle smíšené - číselné a číselné) a jeho datum. Čas od času přeneste data na disky, aby v případě poruchy počítače zůstal archiv neporušený a bezpečný.
Krok 2
Pokud je ve společnosti více než jedna právnická osoba, vytvořte více knih faktur. Při přípravě dokumentu mu ihned přidělte příslušné číslo. Použít konvence. Například označte faktury vystavené pro společnost JSC „Zolotaya Antelope“jako 123-ZA a pro společnost JSC „Padishah“jako 123-P. Nezapomeňte uvést číslo smlouvy nebo dohody, ke které byla vystavena tato faktura.
Krok 3
Vezměte fakturu, kterou chcete založit. Děrujte dvě díry děrovačkou. Vložte dokument do složky. Abyste zabránili pomačkání vašich cenných papírů, použijte těžká pojiva. Nestrkejte je příliš těsně.
Krok 4
Druhá metoda ukládání je ve složkách souborů. Vezměte průhledný kryt a vložte do něj fakturu. Vložte pilník do pořadače a zajistěte pomocí speciálních držáků.
Krok 5
Označte každou složku štítkem. Všimněte si, které faktury právnických osob jsou tam uloženy. Zapište si období, za které byly dokumenty shromážděny.
Krok 6
Zašlete prosím do skladu faktury starší než tři roky. Skládejte složky do kartonových krabic, které jsou snadno prodyšné. Uveďte na stěnách počet pořadačů uvnitř a ke kterému právnickému subjektu patří. V programu, ve kterém evidujete dokumenty, označte, které z nich byly odeslány do skladu. V případě potřeby bude vždy možné vyzvednout archiv a najít potřebné doklady.
