Inventurou dokumentů je referenční kniha, která odhaluje složení a obsah dokumentů, systematizuje je a zohledňuje je v rámci celé sady dokumentů. Sestavování soupisů je důležitou etapou zpracování a objednávání dokumentů, jejímž účelem je nejen bezpečnost dokumentů, ale také jejich jasné provedení.
Instrukce
Krok 1
Proveďte registraci seznamu dokumentů na hlavičkovém papíře organizace (pokud existuje). To není vyžadováno, ale žádoucí požadavek na takové dokumenty. V každém případě musí být uveden název organizace.
Krok 2
Zapište si název, který by měl obsahovat informace, které určují vlastnictví dokumentů obsažených v inventáři. Například „Soupis dokladů v trestním řízení“, „Soupis dokladů dostupných v osvědčení“, „Soupis dokladů o vízech do Dánska“atd. Pokud organizace pravidelně sestavuje soupisy, zapište si pořadové číslo inventáře.
Krok 3
Vytvořte tabulku skládající se z následujících částí: „Počet stran p“, „Název dokumentu“, „Počet listů v dokumentu“. Vyplňte prosím všechna uvedená pole. Podle potřeby přidejte do tabulky vyhledávací sloupce. Například Stránky _ až _, Čísla stránek, Hodnota, Poznámka atd.
Krok 4
Pod tabulku napište, kolik listů, dokumentů nebo kopií zahrnete do inventáře. Pište čísly a slovy: 3 (tři), 25 (dvacet pět).
Krok 5
Dokončete sestavení inventáře s podpisy vedoucích organizace, tak či onak odpovědných za provádění této inventury (inspektor personálního oddělení, vedoucí výroby atd.). Zapište si celé jméno manažerské pozice a přepis jeho příjmení, křestního jména a příjmení. V případě potřeby uveďte do dokumentu své celé jméno. a podpis osoby, která dokumenty předala a přijala.
Krok 6
Uveďte také datum dokumentu. Může být umístěn jak na konci, tak na začátku inventáře, nalevo i napravo od dokumentu. Pečeť organizace není uvedena na inventáři.
Krok 7
Seznam dokumentů je vyhotoven ve dvou kopiích: jeden zůstává v organizaci, druhý je předložen na místě žádosti.
